La început a fost … cumpărarea directă / In the beginning was … direct buying

A Cumpăra

Cumpărare directă – Achiziție directă

x-in-the-beginning-was-the-word

Da. Sunt om, ființă umană și sigur că așa este cum spun oamenii de știință (care știință ? – ei, na și tu acuma !) această activitate de cumpărare o fac emoțional.

Îmi doresc satisfăcută o necesitate proprie sau familială sau de apartenență la un grup (social, cu aceleași preocupări) pentru a cumpăra, achiziționa, a prospecta piața pentru obținerea celui mai bun preț pentru acea necesitate.

Evident că voi urmări niște pași, o procedură, nu mă hazardez să merg la cumpărături fără să știu : ce doresc să cumpăr, ce buget am alocat, ce culoare să fie, organoleptic ce doresc, alte mici amănunte de acest gen ca și : cantitate, calitate, dacă pot căra singur toate aceste produse, dacă am nevoie de transport …

 

Hmm … îmi dau seama de ce observi mulți bipezi de gen masculin, foarte atenți la hârtiuța din fața lor și cu ochii exoftalmici ațintiți asupra rafturilor unde este afișat prețul, au o atenție distributivă și la mișcatul căruciorului prin magazin (cică, după aceiași oameni de știință, cum care, ceilalți decât primii sau poate tot ei …, așa ceva ar fi de-a dreptul imposibil, bărbații fiind monotasking – fac un singur lucru pe rând, pe când femeile sunt multitasking – au abilitatea de a face simultan peste două activități și da, nu am să încerc să divaghez aici) și la telefonul mobil din dotare, la care vorbesc în același timp – așteptând cuminți aprobarea cumpărării.

Cora_-Direct-de-la-producator1-300x285

To Buy

Direct purchase – Direct Acquisition

Yes. I’m human, human being and as scientists say (which science? – well, now!) I make this purchase activity with an emotional impulse.

 I wish I met my own or my family criteria, necessities or the ones of the group I has belonging (socially, minded orientated) to buy, purchase, market prospectation for obtaining the best price for that necessity.

Obviously I will follow some steps, a procedure, I’m not going shopping without knowing : what I want to buy, what budget I have allocated, what color is, organoleptic needs, other small details such as: amount, quality, quantity, and if there is one who can carry all these products to the headquarters if I need it the transport …

Hmm … I realize why you may see many bipeds, male, very attentive to the paper in front of them and protruding eyes fixed on the shelves where the price is listed, having a distributive attention as well in moving the trolley around the store (supposedly after the same scientists, other than the first or may be the same … this distributive atention is an impossible thing to do, because the men are being monotasking – they only cand do one thing at a time, while women are multitasking – they have the ability to do more than two activities simultaneously and yes, I’ll try not to divagate here) as well to their own mobile phone – speaking at the same time – waiting patiently for the approval of the purchase.

 

Cum adică de la cine ?

De la cea/cel de la celălalt capăt al telefonului.

What do you mean from whom ?

From the other end of the phone.

 

Alexander-Graham-Bell-telefon-1170x644

Ce distingem aici :

  • am avut o necesitate pe care am definit-o (doresc să cumpăr salam, mi s-a spus că dacă au ouă să iau zece, așa că am ajuns cu 10 rude … de salam la sediu) ;
  • știu ce buget am (nu mai mult decât am în portofel, pentru toate cele 13, 26, 39 de articole pe care mi le-am propus să le achiziționez) ;
  • cunosc calitățile care îmi satisfac nevoile (berea să fie rece, cașcavalul mucegăit, vinul vechi, carnea fragedă, peștele viu, ouăle bio) ;
  • am prospectat piața, ce-i drept doar într-un magazin dar am făcut un tur de orizont și prin magazinele virtuale, gen hipermarketuri, supermarketuri (magazine cu de toate care vând și en-gros și en-detail care va să zică) și am calculat mental (sunt inginer ce naiba) cât ar fi de adăugat la costul de procurare – transportul ;
  • din produsele similare cu aceiași folosință cunoscute generic drept biscuți, nu i-am ales pe cei mai ieftini numiți ”Popular” ci unii ceva mai scumpi la preț dar cu un gust deosebit, garanție de 6,28 ori mai mare decât ceilalți ;
  • am sunat acasă să prezint ofertele cât mai corect și exact, am luat decizia ce vom dobândi și m-am îndreptat spre locul unde se plătesc cele aprovizionate ;
  • am plătit, după ce am verificat ca pe bon să-mi fie trecute datele corecte (cantitate, preț unitar, data, etc.) și m-am îndreptat spre tejgheaua de garanții unde mi-au fost întocmite actele de garanție pentru electronicul aparat achiziționat ;
  • pentru că am fost simpatic, pe dracu, pentru că toată marfa a costat peste baremul stabilit de furnizor pentru care acesta și-a dovedit disponibilitatea de a îmi transporta lucrurile gratuit acasă (după cum erau și anunțurile publicitare) și am plătit cu cardul ”Minune”, transportul a fost gratuit, de fapt nu a fost gratuit ci costul acestuia a intrat în plata generală (sic !) ;
  • am mai primit și niște puncte bonus (100 unități puncte = o unitate monetară) pe care le voi folosi la sfârșit de an ;
  • am urmărit îndeaproape gustul alimentelor (fără reclamații), am fost cu scula electronică la magazin înapoi și am primit alta, datorită garanției avute, pe toată durata efectuării reparațiilor necesare funcționării în termenii stabiliți ;
  • voi repeta acest ciclu, poate nu cu același magazin (ei, cum să nu) dar urmărind aceiași metodologie care nu a dat greș și care mi-a adus plus-valoare.

 

define+necessity

What we spot here:

 

  • We have a need that we were defined (we want to buy salami, the CEO was told us that if we found eggs, to buy 10 and so we got 10 … salami to the Headquarters);
  • We know how the budget is (so we can not buy more than we have in wallet for all 13, 26, 39 articles that we have proposed to acquire);
  • We know the qualities that meet the needs (the beer to be cold, moldy cheese, old wine, tender meat, live fish, bio eggs);
  • We did the marketing, it is true only in one store but we did a tour of the horizon to the virtual stores, like hypermarkets, supermarkets (stores that are selling even in retail mode) as well and we mentally calculated (what the hell we are engineers) how much would be added to the cost – the transportation of goods to HQ;
  • for the same products known generically as biscuits, we did not chosen the cheaper called “Popular” but some slightly more expensive price with a special taste, guarantee 6.28 times higher than others;
  • We called HQ to present the offers as fairly and accurately as they were, we decided what to acquire and we walked to the place where the supplies are been paid;
  • We paid after we verified that the bill has correct data (quantity, unit price, date, etc.) and we went to the guarantees office, where our guarantee papers were prepared for the electronical device we had purchased ;
  • because we were nice guy (hell, no!), just because the all goods cost over the benchmark fixed by the supplier for which he has shown willingness to carry out our stuff home for free (as the ads show) and because we paid with “Wonder ” card they were offer free transport which actually is not really free but its cost has been entered into the general payment (sic!);
  • I also received some bonus points (100 points = one unit of currency units) that we’ll gone to use in Christmas Eve ;
  • I closely taste the food (no complaints there), we took back to the store and got another electronical device due to the duration of repairs needed to run on it;
  • I will repeat this cycle, maybe not with the same store (well, why not) but surely following the same methodology that gave us the added value for the money.

 

Ouau / Wow

Păi și cei de la stat cum fac ?

Achizițiile Publice

Ce?

  • Proces prin care se obțin produse, servicii şi/sau lucrări în conformitate cu legislația în vigoare;

Cum?

  • Prin proceduri de atribuire: etapele ce trebuie parcurse de Autoritatea Contractantă şi de către candidați/ofertanți pentru ca acordul parților în contractul de achiziție să fie considerat valabil.

 

Procurement Cycle

Procesul achizițiilor publice se desfășoară :

Planificarea achiziției publice

Aplicarea procedurii de achiziție publică

Atribuirea contractului

Implementarea contractului

 

Well, those from the state, how did they do?

Public Procurement

What?

Process of obtaining goods, services and / or works in accordance with national legislation;

How?

By awarding: stages has to be completed by the Contracting Authority and the applicants / bidders for the procurement contract to be considered valid.

Public procurement process takes place:

Procurement Planning

The application of the public procurement procedures

Contract award

Contract implementation

 

Deci, să începem de la început :
(am auzit o istorioară spusă de un ofițer de poliție, care în timpul serviciului fiind, în cazul unui accident, dă să interogheze martorul de la fața locului și acesta precipitat începe să-i povestească, cum s-a îmbrăcat, cine era la volan, când s-a schimbat culoarea semaforului, de ce era pe stradă la acea oră și în acel loc … de neoprit, într-o avalanșă de vorbe, șuierături, șoapte, cu glasul într-un tremolo continuu. În acest punct ofițerul îi solicită, pe un ton calm și adecvat situației, să ia aer în piept, să se calmeze un pic și apoi să povestească totul de la început.Deci, să începem de la început

  • de la început ?
  • da, povestiți de la început, totul cum s-a întâmplat.
  • bine atunci : La început era Cuvântul şi Cuvântul era la Dumnezeu şi Dumnezeu era Cuvântul. Acesta era întru început la Dumnezeu. Toate prin El s-au făcut; şi fără El nimic nu s-a făcut din ce s-a făcut. Întru El era viaţă şi viaţa era lumina oamenilor. Şi lumina luminează în întuneric şi întunericul nu a cuprins-o.)

lainceput_thumb2

So let’s start from the beginning:
(I heard a story told by a police officer during his service investigating an accident, get to question the witness and this one precipitated begin to tell how he were dressed, who was at the wheel … when the color of the traffic light changed, why he was on the street at that time and place … unstoppable in an avalanche of words, whistling, whispering, with a tremolo voice continuously. At this point the officer asks him, with a calm and appropriate voice accordingly to the situation, to take a deep breath, to calm down a bit and then to start to tell him, everything from the beginning, to start from the beginning.

  • from the beginning ?
    – Yes, tell me, all about it from the beginning, as it happened.
    – Well then: In the beginning was the Word, and the Word was with God, and the Word was God. He was in the beginning with God. All things came into being through him, and without him not one thing came into being. What has come into being in him was life, and the life was the light of all people. The light shines in the darkness, and the darkness did not overcome it.)

 

Așadar, Începem :

  1. Referat de necesitate care cuprinde necesitățile autorității contractante, nevoile acesteia – întocmit de cine are nevoia respectivă : tehnicul pentru aparatură tehnică, urbanismul pentru studii de fezabilitate, proiecte tehnice, administrativul pentru cheltuieli curente telefon, internet, papetărie, birotică, financiarul pentru softuri de specialitate, unitățile din subordine pentru mijloacele fixe și  investițiile dorite, situațiile de urgență pentru mașina de pompieri, agentul agricol pentru cadastrare, achizițiile pentru consultanță și formare, etc.
  2. Referatul de necesitate conține specificațiile tehnice dorite de inițiatorul achiziției, acesta știe cel mai bine care sunt caracteristicile nevoii solicitate.
  3. În cazul unor servicii sau lucrări, în consultare cu juridicul se poate întocmi și o propunere de contract cu acele câteva elemente esențiale ale contractului : preț (unitar), valoare, cantitate, termen de livrare, executare, garanții, penalități, etc.
  4. Valoarea estimată a achiziției și eventual în colaborare cu C.A.P. încadrarea în C.P.V. Ve trebuie să fie mai mică decât pragurile de :
    • 132.519,00 lei pentru produse și servicii
    • 441.730,00 lei pentru lucrări
  5. Aprobarea referatului de necesitate.
  6. Alocarea bugetară pentru respectiva achiziție.
  7. Cuprinderea în Anexa P.A.A.P.
  8. În funcție de (in)existența procedurii interne, persoana desemnată pentru efectuarea achiziției respective își intră în atribuții.
  9. În cazul în care acesta nu face parte din Compartimentul Achiziții Publice (C.A.P.), acesta va anunța atât departamentul financiar cât și C.A.P. de achiziția respectivă, pentru evidențierea acesteia în registrele aferente.
  10. P.D. consultă prima dată Catalogul electronic din portalul : http://www.e-licitatie.ro.
  11. În cazul în care află acolo ceea ce dorește a achiziționa :
    • Inițiază procedeul de achiziție
    • Solicită înformații de la operatorul economic și/sau alte detalii necesare : cerințe privind livrarea, prestarea sau executarea ; condiții de plată
    • Impune condiții specifice (acolo unde este cazul, transport la sediu, condiții de garanții, de calitate, etc.)
    • Așteaptă 2 zile răspunsul acestuia – de acceptare sau neacceptare
    • În caz de acceptare a condițiilor A.C., operatorul economic transmite oferta sa fermă pentru furnizarea produselor, prestarea serviciilor, executarea lucrărilor respective
    • În maxim 5 zile, A.C. își dă acceptul
  12. În cazul în care nu află în Catalogul electronic ceea ce dorește sau prețurile sunt inacceptabile de către autoritatea contractantă (fie produsele, serviciile, lucrările, nu îndeplinesc cerințele calitative, de mediu, etc. dorite ; fie depășesc valoarea maximă pe care A.C. o poate disponibiliza pentru acea achiziție), atunci P.D. va întocmi o notă justificativă în acest sens
    • Printscreen din portalul dedicat
    • Descrierea succintă a situației (am verificat în data de 28 august 2016 Catalogul electronic și nu găsit decât oferte inacceptabile – prețuri mai mari, calități inacceptabile)
    • Sistemul electronic trebuie să știe și peste 5 ani, că la data respectivă, firmele ”Abc” și ”Xyz” au avut următorele oferte de preț pentru produsele, serviciile și lucrările respective.
  13. Se angajează legal cheltuiala aferentă achiziției prin :
    • Document fiscal
    • Comandă
    • Portofel electronic
    • Contract
    • Notă de comandă
  14. În cazul în care achiziția a fost efectuată în afara Catalogului electronic, și are o valoare mai mare de 13.000,00 lei, fără T.V.A., autoritatea contractantă va transmite o Notificare la adresa electronică www.e-licitatie.ro, în cel mult 10 zile de la efectuarea achiziției, care va conține, cel puțin, următoarele :
    •  Denumirea și datele de identificare a O.E.
    • Obiectul achiziției
    • Codul CPV
    • Valoarea achiziției
    • Cantitatea achiziționată
    • Data realizării achiziției
  15. Solicitantul achiziției va urmări și derularea achiziției respective (va face parte din comisia de recepție de la nivelul unității, pentru înregistrarea produselor, serviciilor, lucrărilor respective) și va întocmi Referatul de Îndeplinire a Contractului (achiziției respective) în vederea încadrării Furnizorului, Prestatorului, Executantului respectiv, în Cartea Albă sau Neagră a Achizitorilor.

 

noRetail

 

So let started:
1. Report of necessity that covers the needs of the contracting authority, its needs – drawn up by who needs: technique departments for technical equipment, urban planner for the feasibility studies, technical projects, administratives department for the current spending : telephone, internet, stationery, office supplies, Financial departments for new specialized Software, subordinated units for capital goods and investment, fire department for emergency fire truck, agricultural agent for cadastre, procurement department for consultancy and trainings, etc.
2. The necessity report contains technical specifications desired by the initiator of the acquisition, at least he has to knows better what are the required characteristics needs.
3. Where the services or works, are implied, a consultation with the Juridical Department can draw up a contract draft with a few essential elements of the contract: price (unit), value, quantity, date of delivery, performance guarantees, penalties, etc.
4. Estimated value of the acquisition and possibly in collaboration with procurement department enframe for C.P.V. Ev must be less than the thresholds:

a lei 132,519.00 for goods and services
a 441,730.00 lei for works

5. Necessity report Approval required.
6. The budgetary allocation for that acquisition.
7. The inclusion of the acquisition in P.A.A.P. Annex 
8. Depending on the (in) existence of internal procedure, the person designated to make the purchase in question enter in force.
9. If this person is not part of the Public Procurement Department, it will announce both the finance department and procurement department about that purchase to highlight its in associated registers.
10. P. D. first will consult the electronic catalog portal: http://www.e-licitatie.ro.
11. If he find it there what he wants to purchase:
– Initiate a process of acquisition
– Enquire from the economical operator other required details : Requirements for the supply, delivery or performance; Payment Terms
– impose specific conditions (where appropriate, on-site transport, security conditions, quality, etc.)
– Wait two days for an answer – acceptance or non-acceptance – from E.O.
– If the C.A. accepted conditions, the economic operator has to send its firm offer, providing products, services, works in question
– in maximum 5 days, C.A. will gave the acceptance for the firmly offer of the economical operator
12. If he did not find what he wants in the electronic catalog or the prices are unacceptable to the contracting authority (either products, services, work, do not meet quality requirements, environmental, etc. desired; or exceed a maximum value CA may lay to that purchase), then PD will prepare an explanatory note into this sense, like : 
– Printscreen from this dedicated portal
– a brief description of the situation (I checked on August 28, 2016 the electronic catalog offers and I found only unacceptable offers – higher prices, unacceptable qualities)
– this electronic system (www.e-licitatie.ro) must know more than 5 years, that at a specific time, companies “ABC” and “XYZ” had following products, services and works offers.
13. Undertakes legal expense related to the acquisition by:
– a tax document
– an PO
– an electronic wallet
– Contract
– Command Note
14. If the purchase was carried out from electronic catalog, the contracting authority shall submit a notification, if the amount is higher than lei 13,000.00 no V.A.T. included, to the email address http://www.e-licitatie.ro, within 10 days from the date of the acquisition, which will contain at least the following :
– the name and identification data of E.O.
– the object of acquisition
– CPV code
– the value acquisition
– the Quantity purchased 
– the completion date of purchase
15. The initiator of the purchase will pursue also the acquisition and the implementation of the acquisition (will be part of the reception committee of the unit for registration of products, services, works) and will provide the contract fulfillment essay (of that acquisition) to placed the E.O.  respectively, in the White Paper or Black Paper of the purchaser.

 

Rezumat

”Cumpărarea directă” se face atunci când : valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică decât pragurile valorice prevăzute la art. 7 alin. (5) din Legea 98/2016

< 132.519 lei produse / servicii ;

< 441.730 lei lucări.

  • Prin intermediul catalogului electronic publicat în SEAP, produse, servicii sau lucrări

Dacă autoritatea contractantă :

– nu identifică în cadrul catalogului electronic P, S, L, care îi pot satisface necesitatea sau constată că prețul postat de OE este mai mare decât prețul pieței ; sau

  • din motive tehnice imputabile SEAP, nu este posibil accesul la catalogul electronic,

poate realiza achiziția de la orice operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă.

  • Achiziția directă se realizează pe bază de document justificativ.
  • Angajamentul legal prin care se angajează cheltuielile aferente achiziției directe poate lua forma unui :
  • contract de achiziție publică sau, după caz :
  • a unui document fiscal ori
  • a unei comenzi, inclusiv în cazul achizițiilor inițiate prin intermediul instrumentelor de plată cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de plată și/sau portofele electronice.

 

  • În termen de 2 zile de la primirea notificării OE are obligaţia de a transmite prin intermediul SEAP acceptarea sau neacceptarea condiţiilor impuse de AC
  • Netransmiterea unui răspuns în termenul de 2 zile echivalează cu neacceptarea condiţiilor impuse de AC.
  • Dacă OE acceptă condiţiile impuse de AC, va transmite prin SEAP, oferta fermă pentru furnizarea P, prestarea S sau executarea L.
  • AC va transmite prin SEAP dacă acceptă oferta fermă, în cel mult 5 zile de la data transmiterii ofertei ferme de către OE.

 

  • Dacă achiziția directă NU se realizează prin SEAP, AC transmite în SEAP o notificare cu privire la achiziţia directă a cărei valoare depăşeşte 000 lei, fără TVA, în cel mult 10 zile de la data primirii documentului justificativ ce stă la baza achiziţiei realizate.
  • Transmiterea notificării se realizează în format electronic prin utilizarea aplicaţiei disponibile la adresa de internet http://www.e-licitatie.ro şi va cuprinde minim următoarele informaţii :
    • – denumirea şi datele de identificare ale operatorului economic;
    • – obiectul achiziţiei;
    • – codul CPV;
    • – valoarea achiziţiei;
    • – cantitatea achiziţionată;
    • – data realizării achiziţiei.

 

summary

Summary

“Direct Buying” is applied when the estimated cost of the acquisition, net of VAT, is less than the thresholds laid down in art. 7 paragraph. (5) of Law 98/2016
<Lei 132,519.00 products / services;
<Lei 441,730,00 works.
 Through the electronic catalog published in SEAP, products, services or works
If the contracting authority:
– Does not identify the e-catalog P, S, W, which can meet the C.A. needs, or that the price posted by EO is higher than the market price; or
– For Technical reasons attributable SEAP, it is not possible to access the electronic catalog,

Then the contracting authority can make the purchase from any operator, developing an explanatory note to that effect.
 Direct acquisition is performed based on the supporting document.
 Commitment pledging legal expenses can take the form of direct purchase:
 public contract or, where appropriate:
 a fiscal document or
 an order, including purchases initiated through payment instruments such as, but not limited to, payment cards and / or electronic wallets.

 Within two days of receiving CA notification the EO is required to transmit through SEAP his acceptance or not of the conditions imposed by AC
 Failure to reply within 2 days is tantamount to nonaccepting the conditions imposed by AC.
 If EO accept the conditions imposed by AC will send through SEAP, his firmly binding offer for supplying P, S or W executing.
 CA will submit the SEAP whether to accept the firmly binding offer, within 5 days from the date of submission of the EO his firm offer.

 If not achieved by direct purchase through SEAP, CA will transmitted a notification if the direct purchase value exceeds lei 13,000.00, without VAT, within 10 days of receipt supporting document underlying the acquisition.
 Sending notification will be done electronically using the application available at the Internet address http://www.e-licitatie.ro and will include at least the following information:
 – the name and identification of the economic operator;
 – the object procured;
 – CPV code;
 – purchase value;
 – the quantity purchased;
 – the time of the acquisition.